Kommt dir das bekannt vor? Du hast für dich einen klaren Aufgabenbereich und dennoch passiert es immer wieder, dass andere deine Aufgaben machen ohne, dass du das willst?

Probleme mit Aufgabenbereichen wirksam kommunizieren klein

Was du machen kannst, wenn sich jemand in deinen Aufgabenbereich drängt

In meinen Seminaren höre ich es immer wieder: Du wurdest extra eingestellt/befördert, um jemanden zu entlasten und trotzdem mischt sich der Vorgänger immer wieder ein. Wie kann das sein? Kann er sich nicht auf seine eigenen Themen konzentrieren? Kann er nicht loslassen?

Unterstellungen und Co

Herr X lässt dich deine Arbeit nicht machen und grätscht da aus deiner Sicht immer wieder rein. Fragst du dich: „Macht er das extra, nur um mich zu ärgern? Vertraut er mir nicht genug und macht es deswegen selbst?“ Glaubst du, er denkt, er kann es besser oder er respektiert dich als Verantwortliche nicht und traut dir nichts zu? Ist das so? Ja, das kann sogar stimmen. Das sind jedoch lauter Unterstellungen und Vorwürfe. Wissen tust du das erst, wenn du das Gespräch suchst.

Von den Vorwürfen zur Sachebene

Diese Vorwürfe und Unterstellungen lassen dich ärgerlich werden. Du fragst dich dann, was das eigentlich soll und warum man dir das nicht zutraut! Doch wenn du dich auf die Sachebene fokussierst, holt dich das runter von deinem Ärger und du kannst auch das Gespräch ganz anders führen. Schau dir doch im Vorfeld mal die Fakten an, so gut es eben geht.

Frag dich also: Was sind denn die Fakten? Wie oft ist es passiert, dass die andere Person eine Sache machte, die eigentlich deine Aufgabe wäre? Bei welchen Aufgaben ist das so? Mache dir dazu im Vorfeld Notizen und versuche sie so neutral wie möglich zu halten.

Vielleicht so:
Herr X hat bei den letzten drei Malen die Angebote an die Firma XYZ verschickt. Dies gehört in meinen Aufgabenbereich. Zusätzlich hat er die Bestellung von Y vorgenommen.

Beziehungsebene im Gespräch

Schaue dir aber auch die Beziehungsebene an. Also wie geht es dir in dem Moment, wenn du mitbekommst, dass er deine Aufgaben macht oder auch etwas klärt ohne dich zu informieren? Fühlst du dich hilflos, verärgert oder sogar schon verzweifelt? Überlege, ob du das auch im Gespräch preisgeben willst.
Überlege dir auch, warum du so fühlst. Was fehlt dir in der Situation, was brauchst du, damit es dir besser geht? Ist es Vertrauen, Offenheit oder auch Autonomie? Mache dir bewusst, dass die Handlung des anderen in dir nur die Gefühle auslöst. Ursache für deine „negativen Gefühle“ sind diese Bedürfnisse, die nicht erfüllt sind. Auch hier kannst du schauen, was du davon mit dem anderen teilen möchtest.

Handlung durch Bitte

Und nun komme in die Handlungsebene. Was willst du konkret vom anderen? Welches Verhalten möchtest du anders haben? Achte zusätzlich darauf, wie deine Haltung zum anderen ist. Ist es wirklich eine Bitte oder doch eher eine Forderung? Denkst du noch, der andere MUSS das machen oder SOLL das machen, dann spürt auch der andere diesen Druck. In diesem Fall hat er nicht unbedingt Lust darauf.
Sprichst du aber zuerst von den Fakten, ergänzt die Beziehungsebene durch deine Gefühle und Bedürfnisse und formulierst am Ende eine Bitte, wirkt das gleich viel konstruktiver und wertschätzender.

Die Sicht des anderen

Versetze dich mal in den anderen und seine Erlebniswelt. Wie muss es sich anfühlen, wenn er vor dir diese Aufgaben schon mehrere Jahre gemacht hat? Wie ist es für ihn, wenn er vorher der Experte in dem Bereich war und nun auf einmal nicht mehr?
Vielleicht muss der andere nun wieder von vorn anfangen und sich zusätzlich in Bereiche einarbeiten, die nicht seine Expertise sind? Was macht das mit dem Ego und dem Selbstwertgefühl? Lässt dein Gegenüber dich deswegen teilweise nicht alle Aufgaben machen, obwohl es deine Aufgaben sind?
Vielleicht kannst du dich auch mit anderen Kollegen austauschen und mal fragen, ob ihnen es ähnlich geht. Macht er das nur bei dir oder auch bei anderen?
Ist es jemand, der öfter Probleme damit hat, abzugeben und Aufgaben zu delegieren? So hat das nämlich gar nichts mit dir und deiner Kompetenz zu tun!!!

Ein klärendes Gespräch suchen

Vorher ist es gut und wichtig, wenn du auch deine Ziele für das Gespräch vorbereitest. Was willst du konkret erreichen? Was ist dein Minimalziel? Was ist dein Maximalziel?
Mache dir klar, dass du nur offen und konstruktiv mit dem anderen sprechen kannst, wenn das Zusammentreffen nicht gleich mit Anklagen startet. Beginne also das Ganze mit den Fakten, die du dir im Vorfeld notiert hast.
Schaue auch, ob es eine Stellenbeschreibung gibt, auf die du dich beziehen kannst. Wie vage ist dort die Tätigkeit beschrieben? Liegt es vielleicht daran? Sollte das der Fall sein, kannst du auch das Treffen nutzen, um über eine Überarbeitung der Stellenbeschreibung zu sprechen.

Zusammengefasst

Du siehst, oft sind in unserem Kopf viele Vermutungen und Unterstellungen. Klar ist es nervig, wenn sich jemand in deinen Aufgabenbereich einmischt. Doch warum der andere das wirklich macht, erfährst du erst, wenn du ihn darauf ansprichst. Bereitest du das Aufeinanderzugehen konstruktiv vor, hast du gute Chancen herauszufinden, warum sich der andere so verhält, wie er es tut. Ich wünsche dir dabei viel Erfolg!
Ich bin gespannt auf deine Erfahrungen und freue mich, wenn du diese hier mit mir teilst.

Alles Liebe
Deine Susanne

 

Linkliste:

gewaltfreie Kommunikation-was ist das?

Eigene Einstellung

Hier kannst du dir den Blogartikel auch anhören

Echt jetzt? Das ist mein Aufgabenbereich!

2 Kommentare

  1. Veröffentlich von Roland Spiegel am 17. März 2018 um 18:08

    Hallo Susanne, Das ist mir noch nie passiert. Bei mir und bei meinen Kollegen und Mitarbeitern verdichtet sich die Arbeit, wäre schön, wenn da mal eine/r uns was wegnehmen würde. Liebe Grüße, Roland

    • Veröffentlich von Susanne Lorenz am 20. März 2018 um 9:08

      Hallo,

      danke für deinen Kommentar! Ja, so hat jeder seine Themen und geht anders damit um.

      Liebe Grüße
      Susanne

Hinterlassen Sie einen Kommentar