Richtig delegieren können ist für Führungskräfte sehr wichtig und wirksam. Hier bekommst Du 5 Anregungen, wie Du erfolgreich Aufgaben übertragen kannst.

Was beim Delegieren alles zu beachten ist

Im ersten Part des Artikels bin ich darauf eingegangen, was es überhaupt heißt zu delegieren und gab Dir bereits einige Tipps dazu.

Heute möchte ich genauer darauf eingehen, was von Deiner Seite als Führungskraft dazu alles notwendig ist. Klar für das Delegieren braucht man zwei, der eine der delegiert und der andere, der die Aufgabe erhält.

 

 

1. Innere Haltung: Vertrauen

Doch wie schon bei der Kommunikation an sich, kann der Sender viel dazu beitragen, dass der Prozess der Übertragung der Aufgabe gut funktioniert.

Ich meine jetzt nicht, wie im letzten Artikel, dass Du konkret formulierst, was Du genau von Deinem Gegenüber möchtest. Mir geht es um die innere Haltung.

Als grundsätzliche Voraussetzung musst Du bei diesem Vorgang vertrauen können. Suche Dir also einen Mitarbeiter, der nicht nur kompetent genug ist, diese Aufgabe zu übernehmen, sondern auch jemanden, dem Du wirklich vertraust. Wenn Du von vorne weg schon denkst, dass der das nicht kann, weil er ja schon so viele Fehler gemacht hat, wird das nichts. Das mag banal klingen, ist jedoch sehr wichtig.

Das heißt ebenfalls, dass Du loslassen kannst und die Aufgabe nicht doch lieber selbst machen willst.

 

2. Sei geduldig

Klar, man könnte anfangs denken, dass das Erklären und Kontrollieren doch viel Zeit wegnimmt. Ist es da nicht besser, die Aufgabe doch selbst zu erledigen?

Vielleicht, wenn Du das kurzfristig betrachtest. Doch langfristig ist es eine gute Investition Deiner Zeit, denn Aufgaben abzugeben entlastet Dich und motiviert Deine Angestellten. Also nimm Dir die Zeit. Erkläre in Ruhe, was gemacht werden muss und halte das Ganze schriftlich fest.

Schließlich hast Du dadurch etwas Handfestes und Deinem Mitarbeiter gibt es auch mehr Sicherheit.

 

3.Kontrolliere alles

Musst Du jeden kleinen Auftrag kontrollieren? Ja, Du solltest das tun. Egal, um was es geht. Sobald das Ergebnis wichtig ist, ist es auch Teil des Delegierens, dass Du schaust, was der Mitarbeiter gemacht hat und ob es so ist, wie es sein soll. Das trifft besonders zu, wenn die Person diese Aufgabe das erste Mal macht.

Ich spreche da aus eigener Erfahrung. Selbst einfache Dinge, wie Daten ändern für Seminare oder ähnliches können falsch eingetragen werden. Da macht es wirklich Sinn, nicht davon auszugehen, dass das so einfach ist, dass man da nichts falsch machen kann.

Als Führungskraft bist Du für den ganzen Prozess zuständig und zum wirksamen Delegieren gehört die Kontrolle mit dazu.

 

4. Überprüfe Deine Erwartungen

Du wirst auch Aufgaben übertragen, die Du selbst schon mehrmals gemacht hast. Daher hast Du eine Vorstellung davon, wie lang es dauert, diese Tätigkeiten auszuführen. Doch gehe nicht von Dir selbst aus. Unterschiedliche Menschen haben unterschiedliche Arten zu arbeiten.Nur, weil Du dafür eine halbe Stunde brauchst, heißt das noch lange nicht, dass der andere die gleiche Zeit dafür benötigt.

Vielleicht gehörst Du zu der schnellen Sorte, machst dafür aber mehr Flüchtigkeitsfehler. Dein Mitarbeiter ist wesentlich langsamer, ist dafür aber sorgfältiger. Klar, so wunderst Du Dich, warum er immer noch nicht fertig ist oder so viel länger braucht als Du selbst.

Andersherum kann es natürlich ebenfalls sein. Die Aufgaben werden auf einmal viel schneller fertig. Auch dann solltest Du Dir das Ergebnis genau anschauen. Das heißt logischerweise nicht, dass schneller immer fehlerbehaftet bedeutet. Es kann sein, dass Deine Mitarbeiterin einen schnelleren Weg gefunden hat, die Aufgaben gut zu erledigen.

Das ist ein weiterer Vorteil, Aufgaben abzugeben. Du bist eingefahren in die Wege, die zu gehen sind, um diese Tätigkeit zu erledigen. Du siehst vielleicht nicht, was die Alternativen dazu wären. So kannst Du zusätzlich profitieren.

 

5. Ziehe Konsequenzen, wenn es nicht klappt

Wenn es nicht gleich klappt, dass die Aufgabe erfolgreich umgesetzt wird, zeige Verständnis. Frage erstmal nach, woran es gelegen hat. Braucht Deine Mitarbeiterin mehr Unterstützung in der Planung oder Durchführung der Aufgabe?

Seid ihr zu unterschiedlich und hättest Du es anders erklären könnnen? Verstehe mich bitte richtig, es geht hier nicht darum, den Schuldigen zu finden. Besser werden kann es nur, wenn klar ist, was hätte anders laufen sollen.

Geduldig sein und Verständnis zeigen sind also beim richtigen Delegieren sehr wichtig. Doch alles hat eine Grenze. Jeder muss für sich selbst entscheiden, wo diese Grenze liegt. Schau also, ob es nach mehrmaligen Misserfolg noch Sinn macht, diese Person mit dieser Tätigkeit zu betreuen.

Gegebenenfalls passen einfach die Stärken dieses Persönlichkeitstyps nicht zu dem Aufgabenbereich.

Was ich damit genau meine, erfährst Du im nächsten Artikel.