Als Chef kannst Du nicht alles selbst machen. Und das solltest Du auch nicht! Damit Du Dich auf das wirklich Wesentliche und Deine Kernkompetenzen konzentrieren kannst, ist es notwendig, richtig delegieren zu können. Hier kommen 5 Tipps, wie Du als Führungskraft Kompetenzen verteilst, Deine Mitarbeiter motivierst und Dich selbst entlastest.

Warum richtiges Delegieren so wichtig ist

Delegieren ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die ein Vorgesetzter mitbringen sollte. Doch was bedeutet delegieren eigentlich genau?

Grundsätzlich geht es darum, dass Du als Führungskraft Aufgaben und Kompetenzen verantwortungsbewusst an Deine Mitarbeiter überträgst. Viele Vorgesetzte tun sich allerdings schwer damit, Aufgaben und Kompetenzen abzugeben.

 Sei es aus Angst davor, dass ihre Mitarbeiter Fehler machen oder, dass die interne Konkurrenz bereits das Namensschild an der Tür abkratzt. Vielleicht wünschen sich manche auch einfach selbst die Anerkennung für die Leistungen. Dabei liegen die Vorteile erfolgreichen Delegierens klar auf der Hand:

Richtig delegieren und Effizienz steigern

Als Chef bist Du häufig ein Allrounder, Deine Kompetenz liegt unter anderem in der Führung Deiner Mitarbeiter und darin, den Überblick über das Gesamtgeschehen zu behalten.

Das fachliche Know-how in den einzelnen Bereichen bringen Deine Mitarbeiter mit. Wenn Dir ein Team an fähigen Köpfen zur Verfügung steht, dann nutze die vorhandenen Kapazitäten. Es gibt viele Tätigkeiten, die Deine Mitarbeiter schneller und effizienter realisieren können.

Wenn Du diese Aufgaben überträgst, sind die Ergebnisse häufig besser. Und Dein Unternehmen spart durch die schnellere Umsetzung Zeit und Geld. Darüber hinaus gewinnst Du mehr Zeit, um Dich auf Deine Kernkompetenz zu fokussieren, Deine Fähigkeiten zu verbessern und Deine Stärken auszubauen. Durch eine ideale Ressourcennutzung kann die Gesamtproduktivität gesteigert werden.

Mitarbeitermotivation und -förderung

Durch richtiges Delegieren kannst Du auch Deine Mitarbeiter fördern. Vertraust Du ihnen regelmäßig Aufgaben an, stärkt dies zum einen ihr Selbstbewusstsein, zum anderen werden ihre Eigeninitiative und Fertigkeiten verbessert.

Dein Team kann stetig neue Kompetenzen entwickeln, wodurch das Selbstwertgefühl sowie die Motivation erhöht werden.

 

Richtig delegieren verringert Stress

Und zu guter Letzt: Wenn Du nicht alles selbst in die Hand nimmst, reduzierst Du auch das Risiko von Stress oder gar Burnout. Denn Deine persönliche Arbeitslast nimmt natürlich deutlich ab, wenn Du viele Tätigkeiten auf Deine Mitarbeiter verteilst. Und wenn Du nicht ständig überarbeitet bist, tut Dir das sowohl kurz- als auch langfristig gut.

Richtig delegieren – die folgenden 5 Tipps helfen Dir dabei

Damit Du von den genannten Vorteilen tatsächlich profitieren kannst, ist es wichtig, die richtigen Aufgaben auf die richtige Weise zu delegieren.

Komplette Aufgaben übertragen

Idealerweise überträgst Du Deinen Mitarbeitern immer eine gesamte Aufgabe bzw. ein ganzes Projekt. Denn dies führt nicht nur zu einer höheren Effizienz, sondern steigert auch die Motivation, da die betreffenden Mitarbeiter selbst Verantwortung übernehmen.

Zudem fällt Deine Arbeitsentlastung wesentlich höher aus, als wenn Du nur Teilaufgaben delegierst. Wichtig ist jedoch, dass Du Dir die Zeit nimmst, die übertragene Aufgabe ausführlich zu beschreiben. Eine kleine Notiz auf dem Schreibtisch oder eine kurze E-Mail zum Feierabend gelten nicht gerade als richtiges Delegieren.

Dein Mitarbeiter wird sich einerseits nicht wertgeschätzt fühlen, andererseits auch nicht genau wissen, was er tun soll.

Ziele und gewünschte Ergebnisse konkret formulieren

Neben einer klaren Aufgabenbeschreibung ist es auch wichtig, dass Du die Ziele deutlich darlegst. Welche Ergebnisse sind im Detail gewünscht? Welche Qualitätsstandards sollen erreicht werden?

Je transparenter der Erwartungshorizont, desto höher wird auch die Eigeninitiative ausfallen. Dabei solltest Du jedoch das „Wie“ der Aufgabenerfüllung nicht zu stark eingrenzen und Deinen Mitarbeitern ausreichend Handlungsspielräume geben, um sie zu eigenen Entscheidungen zu befähigen.

Ressourcen zur Verfügung stellen

Damit Deine Mitarbeiter die übertragenen Projekte zufriedenstellend umsetzen können, solltest Du sie mit allen nötigen Informationen versorgen.

Wie ist der aktuelle Projektstand? Wo finden sich die erforderlichen Unterlagen? Auch wichtige Ressourcen, beispielsweise Materialien, Software-Zugänge usw., solltest Du allen Projektbeteiligten zugänglich machen.

Zeitrahmen definieren und Timing optimieren

Damit das Gesamtprojekt nicht in Verzug gerät oder andere Abteilungen ihre Arbeit quasi niederlegen müssen, weil vorbereitende Tätigkeiten nicht rechtzeitig umgesetzt worden sind, sollte mit der Aufgabendelegation zugleich immer ein Zeitfenster formuliert werden.

Bis zu welchem Termin müssen die übertragenen Aufgaben erfüllt sein? In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich, ebenfalls Zwischentermine für Meilensteine zu definieren. Welcher Schritt darf wie lange dauern? Auf diese Weise kannst Du die Termineffizienz noch verbessern.

Idealerweise planst Du bei der Gesamt-Deadline noch einen Zeitpuffer ein, den Du natürlich für Dich behältst. So bist Du auf der sicheren Seite, sollte ein Mitarbeiter doch einmal etwas länger brauchen.

Kontrolle und Feedback

Das sicherlich unbeliebteste Thema beim Delegieren ist die Kontrolle. Sie ist jedoch unverzichtbar – und zwar für beiden Seiten. Deine Mitarbeiter erfahren so, dass sie den richtigen Weg eingeschlagen haben, und Du bist über die aktuellen Entwicklungen im Bilde.

Darüber hinaus lassen sich durch eine Überprüfung etwaige Fehler noch rechtzeitig beheben. Dies betrifft auch das vorab definierte Zeitfenster. Erledigt Dein Mitarbeiter die übertragenen Aufgaben zu langsam, sind eine entsprechende Motivation und eine erneute Zielsetzung unumgänglich.

Auch nach Abschluss der Aufgabe solltest Du ein umfassendes Feedback geben, damit Deine Mitarbeiter ihre Fähigkeiten ausbauen und künftige Arbeiten noch besser erledigen können.

Und nicht zu vergessen: Bedanke Dich bei Deinen Mitarbeitern und zeige ihnen, dass Du ihren Einsatz würdigst. Denn nichts wirkt so motivierend wie die Wertschätzung der eigenen Arbeit.