Mitarbeitergespräche führen: 5 wichtige Aspekte

Schaffst du es, regelmäßig Mitarbeitergespräche führen zu können? Oder ist das eher etwas, was du gern auf die lange Bank schiebst?

Dabei meine ich hier sowohl die Mitarbeitergespräche, die du zwischendurch bei Konflikten führst als auch diejenigen, die du 1x im Jahr durchführst, also die Jahresgespräche.

Folgen fehlender Mitarbeitergespräche

Viele Führungskräfte empfinden Mitarbeitergespräche als nervige Notwendigkeit und fühlen sich dem unter dem großen Zeitdruck nicht gewachsen. Mitarbeitergespräche zu führen wird oft als schwierig empfunden. Doch das muss nicht so sein!

So kommt es oft dazu, dass diese sehr wichtigen Gespräche immer wieder verschoben werden oder sogar ausfallen. Zum Teil werden sie auch zwischen die anderen wichtigen Aufgaben gequetscht und erhalten so nicht die richtige Bedeutung, die hier dem Mitarbeitenden zeigen würde, dass er als wertvoller Teil des Unternehmens geschätzt wird.

Das kann zu Demotivation und zur inneren Kündigung bei den Mitarbeitenden führen. Auch wird oft der Leitungsraft die Kompetenz der Führung abgesprochen, wenn diese Gespräche nicht geführt werden. Doch Mitarbeitergespräche führen ist für mich ein ganz zentrales Element in der Führung!

Meine Erfahrung als Mitarbeiterin

Als Mitarbeiterin freute ich mich auf meine Jahresgespräche, sah dem Ganzen aber auch etwas aufgeregt entgegen.

Stimmt meine eigene Einschätzung überein mit der Einschätzung meiner Führungskraft? Habe ich mich selbst besser oder eher schlechter bewertet? Das fand ich spannend und nervenaufreibend zugleich.

Einige Male wurde der Termin jedoch verschoben und manchmal fand das Gespräch überhaupt nicht statt.

Ein wenig erleichtert, aber auch verärgert über dieses Verhalten nahm ich mir vor, dass ich das als Führungskraft später anders machen würde. Schließlich ist das sehr wichtig, da es auch ein Zeichen von Wertschätzung ist, diese Mitarbeitergespräche wirklich durchzuführen.

Meine Erfahrung als Führungskraft

Als es dann so weit war, merkte ich am eigenen Leib, wie schwierig es sein kann, diese elementare Aufgabe zu erfüllen und dabei die anderen Tätigkeiten nicht zu vernachlässigen.

Die Mitarbeitergespräche führen zu dürfen hat mir aber auch ganz viel Spaß gemacht, da es eine besondere Zeit war für meinen Mitarbeitenden und mich. Zeit für uns zum gemeinsamen Reflektieren und Planen, wie es weitergehen kann. Das passiert ja nicht zwischen Tür und Angel.

Dabei hat mir eine gute Planung geholfen und offene Gespräche mit den Mitarbeitern, wenn es aufgrund von Notfallsituationen wirklich nicht anders ging.

1. Mitarbeitergespräche führen: zeitlicher Rahmen

Da sie so bedeutend sind, sollten Mitarbeitergespräche gut vorbereitet sein und auch mit einem Puffer geplant werden. Nichts ist schlimmer, als einen wütenden oder tief getroffenen Mitarbeiter kurz halten zu müssen, da schon die nächsten drei Termine im Anschluss geplant sind.

Geht es um die Mitarbeiterjahresgespräche weiß ich aus meiner praktischen Erfahrung, dass meistens dafür Blöcke eingeplant sind, in denen mehrere Termine für einen Tag angesetzt sind.

Ich empfehle nur ein bis zwei Mitarbeitergespräche am Tag zu planen mit jeweils 60-90 Minuten Zeit pro Gespräch.

Warum?

Weil du dich nicht nur organisatorisch und inhaltlich, sondern auch sprachlich und emotional darauf vorbereiten solltest! Das gilt sowohl für normale als auch für die Jahresgespräche.

Schließlich weißt du gar nicht, was da auf dich zukommt. Es kann sein, dass ihr euch wirklich nur fachlich austauscht und ähnliche Einschätzungen abgebt. Doch was machst du zum Beispiel, wenn dein Gegenüber sich selbst viel besser einschätzt als du?

Das ist mir passiert und ich war völlig baff, dass mein Mitarbeiter sich so ganz anders wahrnahm und auch seine Fehler allen anderen in die Schuhe schob und die Verantwortung dafür nicht übernahm. Damit hatte ich überhaupt nicht gerechnet!

2. Mitarbeitergespräche führen: organisatorische Planung

Meine folgenden Erklärungen gelten für beides, für Mitarbeitergespräche im Allgemeinen und für die Jahresgespräche im Besonderen.

Die Vorbereitung nimmt bei Jahresgesprächen mehr Zeit in Anspruch, da du die Akten und älteren Bewertungen sichten und dich ggf. mit anderen Führungskräften absprechen solltest. Das hat natürlich auch immer etwas damit zu tun,

• wie lange du schon in dieser Führungsposition bist,

• wie viel Kontakt du zu deinem Team hast

• und wie groß dein Team ist ;).

Doch auch wenn es nicht um das Jahresgespräch geht, solltest du bei Kritik diese Schritte gehen, um dir einen größeren Überblick zu verschaffen, wenn du etwas Kritisches ansprechen willst.

Hast du keine passenden Räumlichkeiten im Unternehmen, musst du diese vielleicht andernorts buchen oder schauen, ob du ein Café oder ein Restaurant findest, das sich eignen könnte.

Wenn es für dich passt, kannst du das Gespräch auch in einem Park führen. So schaffst du einen anderen Rahmen und dadurch, dass ihr nebeneinander geht, habt ihr weniger Blickkontakt. Das führt oft dazu, dass sich Menschen leichter öffnen.

Achte auf jeden Fall darauf, dass ihr während des Gesprächs ungestört seid und dass die volle Aufmerksamkeit auf dem Mitarbeitenden liegen kann. Schließlich musst du auf alles gefasst sein.

Denke ebenfalls daran, dem Mitarbeiter den Beurteilungsbogen rechtzeitig auszuhändigen (ein bis zwei Wochen vorher) und ihm den Termin mitzuteilen, wenn es um das Mitarbeiterjahresgespräch geht.

Schaue auch, dass du diesen vorher ausfüllst und mitnimmst.

Führe, wenn möglich, diese Termine nicht allein, sondern mit einer weiteren Person durch. Dies kann sogar Bedingung sein, wenn es in deinem Unternehmen einen Betriebsrat gibt oder der Mitarbeiter das von sich aus wünscht.

Das trifft sowohl auf das Mitarbeitergespräch zu, wenn es um schwierige Themen geht als auch auf das Mitarbeiterjahresgespräch.

Ich kann mich an ein schwieriges Mitarbeitergespräch erinnern, in dem die Mitarbeiterin ausfallend wurde und meine Kollegin bedrohte.

Letztere machte dann erstmal die Tür auf, damit wir anderen mithören konnten, da sie echt Angst bekommen hatte.

3. Mitarbeitergespräche führen: welche Inhalte?

Die meisten Unternehmen arbeiten mit vorgefertigten Mitarbeiterbeurteilungsbögen, die, wie eben erwähnt, im Vorfeld des Jahresgesprächs dem Mitarbeiter ausgehändigt werden. So hat er die Möglichkeit, für das Jahresgespräch eine Eigenbeurteilung zu erarbeiten.

Die Themen können variieren. Normalerweise bekommt der Mitarbeitende ein Feedback zu mehreren Punkten, die sich auf

• das soziale Verhalten,

• die Leistung,

• die Aufgaben,

• die Arbeitsatmosphäre

• und das Potenzial

beziehen.

Ich habe es auch erlebt, dass sich die Führungskraft ebenfalls Feedback geben ließ. Das kann man natürlich sowohl im Mitarbeitergespräch machen, das zwischendurch stattfindet als auch im Jahresgespräch.

4. Mitarbeitergespräche führen: sprachliche Herausforderungen

Wenn es um etwas so Sensibles geht wie um negative Bewertungen einer Person, (auch wenn es hier um Verhalten und Leistung geht), kann man sich als Führungskraft schnell unsicher sein, wie man was am Besten ansprechen soll.

Hilfreich ist es, wenn du die Person gut kennst und ungefähr einschätzen kannst, wie sie reagieren könnte.

Die vier Schritte der gewaltfreien Kommunikation können beim Mitarbeitergespräche führen unterstützend wirken (siehe auch Linkliste).

In diesem Artikel gehe ich nicht auf die einzelnen Schritte im Detail ein, doch du bekommst einen groben Überblick. Zu den einzelnen Schritten habe ich jeweils eigene Artikel geschrieben ;).

Achte beim Feedback auf Ich-Botschaften und darauf, aktiv zuzuhören an den Stellen, wo es angemessen ist.

Werde konkret und verallgemeinere nicht. Deswegen ist es auch wichtig, dass du mit Beispielen arbeitest, wenn du ein Mitarbeitergespräch durchführst und Kritik übst. So wird das für dein Gegenüber greifbarer und er weiß eher, um was es dir konkret geht.

Bist du gut darin, aktiv zuzuhören und Ich-Botschaften zu nutzen, wird es auch leichter, unbeschwert Mitarbeitergespräche führen zu können.

Wie bei allen anderen Situationen mit Menschen, kannst du auch diese Form der Kommunikation in Rollenspielen durchgehen und dich auf einige mögliche Störungen sensibilisieren. Das kannst du zum Beispiel mit anderen Führungskräften machen oder auch mich zur Unterstützung buchen (hier geht es zum Kontakt und du kannst sonst über die Seite auch unverbindlich einen Termin zum Kennenlernen buchen).

5. Mitarbeitergespräche führen: emotionale Herausforderungen

Was man nicht üben kann ist, auf alles vorbereitet zu sein. Das merkte ich selbst oft in meinen Mitarbeitergesprächen, sei es nun in den Jahresgesprächen oder im Austausch mit den Mitarbeitenden, den ich immer wieder zwischendurch suchte.

Mitarbeitergespräche führen zu können heißt für mich auch, dass du mit den Gefühlen des anderen gut umgehen kannst und diese dich nicht aus der Bahn werfen.

Mach dir also schon vorher bewusst, dass es passieren kann, dass dein Mitarbeiter oder deine Mitarbeiterin wütend wird oder vielleicht sogar weint. Dann überrascht dich das nicht so sehr.

Mir half und hilft die gewaltfreie Kommunikation dabei, bewusster mit meinen Gefühlen umzugehen und auch auf Gefühlsausbrüche anderer souverän einzugehen.

So habe ich verstanden, dass alle Gefühle eine Funktion haben und dass auch Vorwürfe ein Zeichen dafür sind, dass der andere beispielsweise frustriert oder verärgert ist.

Es ist aber auch durchaus legitim, Mitarbeitergespräche vorzeitig zu beenden, damit beide Parteien Zeit haben, einige Punkte zu überdenken und sich emotional abzukühlen.

Dieser Abstand kann oft hilfreich sein, um Bewertungen zu überdenken und sich zurück auf die Fakten zu fokussieren. Außerdem schützt es alle Beteiligten davor, Dinge zu sagen, die sie später wahrscheinlich bereuen würden.

Letztlich erfordert es viel Flexibilität und ein großes Maß an Sensibilität, als Führungskraft zu arbeiten. Dementsprechend ist es sinnvoll, zusätzlich Methoden für den emotionalen Selbstschutz zu kennen. Damit du beispielsweise mitfühlen kannst, ohne mitzuleiden.

Fazit zum Thema Mitarbeitergespräche führen

Du siehst, es gehört einiges dazu, Mitarbeitergespräche gut vorzubereiten und sie gekonnt durchzuführen.

Um dich wohl dabei zu fühlen, Mitarbeitergespräche führen zu können, ist ein guter Zeitplan genau so wichtig wie dass du mit deinem Gegenüber ungestört sein kannst.

Letztlich ist es wie bei allem im Leben: Je häufiger du diese Gespräche führst, desto mehr Erfahrung sammelst du. Das wiederum gibt dir Sicherheit und macht es dann auch leichter, angemessen zu reagieren, wenn einmal etwas ganz anders abläuft als du es dir gedacht hast.

Denk dran: Um Mitarbeitergespräche erfolgreich durchzuführen, gehört einiges dazu! Leichter ist das oft mit Unterstützung von außen. Kontaktiere mich einfach und ich helfe dir gern dabei. Über den Link zur Kontaktseite kannst du dir auch direkt ein unverbindliches Kennenlernen buchen. Ich freue mich auf dich!

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