Mitarbeitergespräche führen - 5 wichtige Aspekte

Um das geht es

überarbeitet im November 2023

Wie Sie Mitarbeitergespräche gekonnt durchführen können

Viele Führungskräfte empfinden Mitarbeitergespräche als nervige Notwendigkeit und fühlen sich dem unter dem großen Zeitdruck nicht gewachsen.

Mitarbeitergespräche führen wird als schwierig empfunden.

Folgen fehlender Mitarbeitergespräche

So kommt es oft dazu, dass diese sehr wichtigen Gespräche immer wieder verschoben werden oder sogar ausfallen. Zum Teil werden sie auch zwischen die anderen wichtigen Aufgaben gequetscht und erhalten so nicht die richtige Bedeutung, die hier dem Mitarbeiter zeigen würde, dass er als wertvoller Teil des Unternehmens geschätzt wird.

Das kann zu Demotivation und zur inneren Kündigung bei den Mitarbeitenden führen. Auch wird oft der Leitungsraft die Kompetenz der Führung angesprochen, wenn diese Gespräche nicht geführt werden. Doch Mitarbeitergespräche führen ist für mich ein ganz zentrales Element in der Führung!

Mitarbeitergespräche führen: meine Erfahrung als Mitarbeiter

Als Angestellte freute ich mich auf meine Jahresgespräch, sah dem Ganzen aber auch etwas aufgeregt entgegen.

Stimmt meine eigene Einschätzung überein mit der Einschätzung meiner Führungskraft? Habe ich mich selbst besser oder eher schlechter bewertet?

Einige Male wurde der Termin jedoch verschoben und manchmal fand das Gespräch nicht statt. Ein wenig erleichtert, aber auch verärgert über dieses Verhalten nahm ich mir vor, dass ich das als Führungskraft später anders machen würde.

Mitarbeitergespräche führen: meine Erfahrung als Führungskraft

Als es dann so weit war, merkte ich am eigenen Leib, wie schwierig es sein kann, diese elementare Aufgabe zu erfüllen und dabei die anderen Tätigkeiten nicht zu vernachlässigen. Mitarbeitergespräche zu führen hat mir aber auch ganz viel Spaß gemacht, da es eine spezielle Zeit war für meinen Mitarbeitenden und mich. Zeit für uns zum gemeinsamen Reflektieren und Planen, wie es weitergehen kann. Das passiert ja nicht zwischen Tür und Angel.

Dabei hat mir eine gute Planung geholfen und offene Gespräche mit den Mitarbeitern, wenn es aufgrund von Notfallsituationen wirklich nicht anders ging.

1. Mitarbeitergespräche führen: zeitlicher Rahmen

Da sie so bedeutend sind, sollten Mitarbeitergespräche gut vorbereitet sein und auch mit einem Puffer geplant werden. Nichts ist schlimmer, als einen wütenden oder tief getroffenen Angestellten kurz halten zu müssen, da schon die nächsten drei Termine im Anschluss geplant sind.

Aus meiner praktischen Erfahrung weiß ich, dass meistens dafür Blöcke eingeplant sind, in denen mehrere Termine für einen Tag angesetzt sind.

Ich empfehle nur ein bis zwei Mitarbeitergespräche am Tag zu planen mit jeweils 60-90 Minuten Zeit pro Gespräch. Warum? Weil Sie sich nicht nur organisatorisch und inhaltlich, sondern auch sprachlich und emotional darauf vorbereiten sollten.

2. Mitarbeitergespräche führen: organisatorische Planung

Die Vorbereitung nimmt einige Zeit in Anspruch, da Sie die Akten und älteren Bewertungen sichten und sich ggf. mit anderen Führungskräften absprechen sollten.

Haben Sie keine Räumlichkeiten in Ihrem Unternehmen, müssen Sie diese vielleicht andernorts buchen.

Achten Sie auf jeden Fall darauf, dass Sie während des Gesprächs ungestört sind und die volle Aufmerksamkeit auf dem Angestellten liegen kann.

Denken Sie ebenfalls daran, dem Mitarbeiter den Beurteilungsbogen rechtzeitig auszuhändigen (ein bis zwei Wochen vorher) und ihm den Termin mitzuteilen.

Haben Sie die personellen Voraussetzungen, führen Sie diese Termine nicht allein, sondern mit einer weiteren Person durch.

Dies kann sogar Bedingung sein, wenn Sie einen Betriebsrat haben und der Mitarbeiter das von sich aus wünscht. Dies sind jedoch eher Einzelfälle.

3. Mitarbeitergespräche führen: welche Themen?

Die meisten Unternehmen arbeiten mit vorgefertigten Mitarbeiterbeurteilungsbögen, die, wie eben erwähnt, im Vorfeld dem Mitarbeiter ausgehändigt werden. So hat er die Möglichkeit, eine Eigenbeurteilung zu erarbeiten.

Die Themen können variieren. Normalerweise bekommt der Angestellte ein Feedback zu mehreren Punkten, die sich auf das Verhalten, die Leistung und das Potenzial beziehen.

4. Mitarbeitergespräche führen: sprachliche Herausforderungen

Wenn es um etwas so Sensibles geht wie um negative Bewertungen einer Person, (auch wenn es hier um Verhalten und Leistung geht), kann man sich als Führungskraft schnell unsicher sein, wie man was am Besten ansprechen soll.

Hilfreich ist es, wenn Sie die Person gut kennen und ungefähr einschätzen können, wie sie reagieren könnte.

Die vier Schritte der gewaltfreien Kommunikation können beim Mitarbeitergespräche führen unterstützend wirken (siehe Linkliste).

Achten Sie bei Ihrem Feedback auf Ich-Botschaften und darauf, aktiv zuzuhören an den Stellen, wo es angemessen ist. Wie bei allen anderen Situationen mit Menschen, können Sie auch diese Form der Kommunikation in Rollenspielen durchgehen und sich auf einige mögliche Störungen sensibilisieren.

5. Mitarbeitergespräche führen: emotionale Herausforderungen

Was man nicht üben kann ist, auf alles vorbereitet zu sein. Das merkte ich selbst oft in meinen Mitarbeitergesprächen, sei es nun in den Jahresgesprächen oder im Austausch, den ich immer wieder suchte.

Zum Teil war es für mich eine Herausforderung, dabei authentisch zu sein. Besonders als junge Führungskraft war ich mir zu Beginn nicht sicher, wie dominant ich sein muss und wie viel Gefühl ich zeigen darf.

Muss ich als Führungskraft dominant sein?

Darf ich im Business Kontext überhaupt Gefühle zulassen und diese auch ausdrücken?

Ich sage ja und nein. Vieles ist von der Situation und den möglichen Konsequenzen abhängig und verständlicherweise von dem Gefühl.

Mir half dabei die gewaltfreie Kommunikation, mich selbst und den anderen besser zu verstehen und nicht immer nach dem Schuldigen zu suchen.

Es kam aber auch vor, dass Gespräche vorzeitig beendet wurden, damit beide Parteien Zeit hatten, einige Punkte zu überdenken. Dieser Abstand kann oft hilfreich sein, Bewertungen zu überdenken und sich zurück auf die Fakten zu fokussieren.

Letztlich erfordert es viel Flexibilität und ein großes Maß an Sensibilität, als Führungskraft zu arbeiten. Dementsprechend ist es sinnvoll, zusätzlich Methoden für den emotionalen Selbstschutz zu kennen. Damit Sie beispielsweise mitfühlen können, ohne mitzuleiden.

Ihre Erfahrung

Was haben Sie bisher für Erfahrungen mit Mitarbeitergesprächen gemacht? Schreiben Sie mir, ich bin gespannt auf Ihre Berichte und freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme.