Aufgaben delegieren: Kompetenz allein reicht doch, oder?

Beim Aufgaben delegieren geht es darum, den richtigen Mitarbeiter für die richtige Aufgabe zu finden. Dabei zählt nicht nur die Kompetenz der Person, die die Aufgabe übernimmt.

Egal ob es darum geht, dass du etwas delegieren willst oder generell ein Team zusammenstellst: im Fokus sind immer die Menschen mit ihren Stärken und Schwächen.

Das klingt banal und hast du natürlich schon gehört und gewusst. Klar. Jeder weiß, dass Menschen unterschiedlich ticken.

Doch denkst du im Voraus daran, was man für die einzelnen Aufgaben können und wie man dazu sein sollte? Machst du dir darüber Gedanken beim Aufgaben delegieren?

Aufgaben delegieren: WIE soll dein Mitarbeiter arbeiten?

Worauf ich hinaus will ist, dass es Sin macht, sich zu überlegen, wie dein Mitarbeiter arbeiten sollte. Das „was“ ist auch zu klären und ob er die Kompetenz mitbringt. Das setze ich voraus.

Soll jemand eine Exceltabelle erstellen, wäre es klasse, wenn er weiß, wie man mit Excel arbeitet. Doch ich meine zusätzlich das „wie“.

Achtest du zusätzlich darauf, hast du den Mehrwert, dass dein Mitarbeiter motivierter ist und auch die Aufgabe eher erledigt wird.

Ich schreibe diesen Artikel auch, weil ich das selbst auch oft genug falsch gemacht habe, weil ich darüber nicht genug nachgedacht habe! Weiter unten aber mehr dazu :).

Anweisungen folgen oder neue Lösungen suchen

Wie sollte dein Mitarbeiter ticken für diese Aufgabe? Auf Anweisung und ohne alles zu hinterfragen? Einfach machen, was schnell erledigt werden muss und wo es auch schon fertige Abläufe gibt? Oder brauchst du doch eher jemanden, der gern mitdenkt und neue Lösungen sucht?

Routine oder Abwechslung

Brauchst du jemanden, der stundenlang die gleiche Tätigkeit machen und dabei sehr konzentriert sein kann? Dann sollte es auch jemand sein, dem das Spaß macht, damit er dabei nicht die Motivation verliert.

Oder ist für diese Tätigkeit eher jemand nötig, der mit ständig wechselnden Aspekten umgehen können muss? Das solltest du definitiv auch berücksichtigen, wenn du Aufgaben delegieren willst.

Allein oder mit anderen

Ist es eine Aufgabe, bei der man eher den ganzen Tag allein ist oder doch umringt von vielen anderen? Es gibt Menschen, die lieber allein arbeiten und so konzentrierter sind. Ihr Umfeld empfinden sie eher als störend und als unwillkommene Ablenkung.

Andererseits gibt es Persönlichkeiten, die es bevorzugen, sich mit anderen austauschen und auch diskutieren zu können. Allein in einem Raum zu arbeiten frustriert und demotiviert sie.

Um das herauszufinden, brauchst du natürlich auch regelmäßige Mitarbeitergespräche und musst deine Mitarbeitenden gut kennen.

Eigene Erfahrung beim Aufgaben delegieren

So habe ich mich beispielsweise blenden lassen von der Kompetenz einer Bewerberin, die ich einstellte, da sie so viele Bereiche abdeckte und das sehr verlockend für mich war.

Später hat sich herausgestellt, dass die Persönlichkeit mit ihren Vorlieben im Arbeitskontext nicht zu den für mich wichtigen Aufgaben passte.

Ich wünschte mir jemanden, der gewisse Sachen erledigte, die wichtig und dringend waren und einfach abgearbeitet werden sollten. Sie war jedoch immer darauf aus, alles zu verbessern und erstmal neue Strukturen zu erschaffen.

Das ist sehr löblich, war an dieser Stelle jedoch nicht von mir gewollt! Ihr Verhalten durch ihre Vorlieben führte zu unnötigen Verzögerungen, denn dafür benötigte sie einige Zeit. Dafür hatte ich sie jedoch nicht eingestellt, denn ich hatte schon vorher viel geändert und wollte niemanden, der jetzt wieder alles auf den Kopf stellt.

Die Kompetenz die Aufgaben zu erledigen brachte sie zwar weitestgehend mit, doch es fiel ihr zu schwer, zu machen, was gewollt war, ohne erstmal alles neu zu durchdenken.

Aufgrund meiner Erfahrung und weil ich weiß, dass delegieren vielen schwer fällt, habe ich auch diesen Workshop Wirksam delegieren entwickelt. Damit du nicht die Fehler machen musst, die ich schon gemacht hab ;).

Ganz klar, beim Thema Delegation dreht es sich stark um unsere Gefühle und Bedürfnisse. Denn wir können extrem gestresst oder auch genervt sein, weil wir zu viel zu tun haben. Das wiederum trägt nicht dazu bei, dass wir gut darin sind, Konflikte zu lösen. Schließlich ist der Stresslevel dann oft sehr hoch.

Doch Mitarbeitende erwarten von ihren Leitungskräften, dass sie sich auch um Konflikte kümmern und für Gerechtigkeit sorgen. Dafür musst du konfliktfähig und auch entspannt sein. Aufgaben abzugeben hilft dabei!

Auch geht es bei der Delegation um Bedürfnisse, wie zum Beispiel Entspannung und Unterstützung. Aufgaben delegieren ist hier ein Weg, wie wir uns dieses Bedürfnis erfüllen können.

Gleichzeitig profitiert der Mitarbeiter davon, da er Aufmerksamkeit bekommt, die Möglichkeit der Entwicklung und Anerkennung für seinen Mut und seine Leistung.

Es ist also für beide Parteien eine wertvolle Möglichkeit, diverse Bedürfnisse zu erfüllen, wenn Aufgaben sinnvoll übertragen werden.

Fazit zum Thema Aufgaben delegieren

Kompetenz ist also nicht das einzige, was zählt. Der Erfolg einer Erledigung einer Aufgabe ist abhängig von der Kompetenz UND der Persönlichkeit des Angestellten.

Das sollte man sich im Vorfeld bewusst machen und die Aufgabe analysieren, um so den passenden Kandidaten zu finden. Das motiviert nicht nur die Mitarbeitenden, sondern erleichtert dir als Führungskraft ebenfalls deinen Berufsalltag ;).

Dir gefallen meine Tipps? Dann schreib mir doch gern eine Bewertung bei Ratedo und lass mich daran teilhaben, dass du dich freust, dass ich dir helfen konnte!

Alles Liebe und viel Erfolg beim Delegieren

deine Susanne

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