7 Tipps für erfolgreiche Meetings : wirksamere Besprechungen

Um das geht es

Besprechungen wirksam durchführen

Erfolgreiche Meetings? Was macht denn ein Meeting erfolgreich? Dabei kann einiges schief laufen, das hat die unterschiedlichsten Gründe. Zur erfolgreichen Durchführung gehören verschiedene wichtige Aspekte, zu denen ich dir hier Tipps gebe.

1. Welche Themen werden behandelt?

Im Vorfeld solltest du klären, welche Themen ihr an dem Termin behandeln wollt. Es macht Sinn, diese Liste einige Tage vorher an die Beteiligten zu schicken. So haben alle die Gelegenheit, sich vorzubereiten und ggf. bereits vorher Fragen zu stellen oder zusätzliche Informationen zu beschaffen. In der letzten Firma, in der ich die Meetings moderierte, einigten wir uns darauf, dass die Liste mit den geplanten Tagesthemen drei Tage vorher per Mail versendet wird. Bis zu zwei Tagen vorher konnte man weitere Themen vorschlagen.

2. Wer muss anwesend sein?

Ob ein Meeting erfolgreich empfunden wird oder nicht, ist auch abhängig von den Teilnehmenden. Für viele sind diese Sitzungen nervig und vertane Zeit. Dementsprechend macht es Sinn, dass du als Führungskraft schaust, wer bei dem Meeting unbedingt dabei sein soll. Wer muss wichtige Informationen weitergeben, wer muss an bestimmten Diskussionen/Entscheidungen beteiligt werden? Wer kann vielleicht die Besprechung früher verlassen? Dazu gehört auch die Entscheidung, ob Meetings durchgeführt werden, wenn einzelne Teammitglieder im Urlaub sind. Kann man diese im Nachhinein updaten? Müssen sie mitentscheiden? Mach dir Gedanken darüber und frage die einzelnen Mitarbeiter, wenn du dir nicht sicher bist.

3. Wie viel Zeit wird benötigt?

In der Firma, in der ich moderierte, war der Wunsch groß, dass die Meetings strukturierter ablaufen als ohne meine Unterstützung. Die Erfahrung war, dass die Treffen stundenlang dauerten und zu viel diskutiert wurde. Erfolgreiche Meetings waren das nicht.

Hier ist es klug, wenn du im Vorfeld einen festen Zeitrahmen für das gesamte Meeting planst. Schätze zusätzlich den Rahmen für die einzelnen Themen. Beispielsweise geht das Zusammenkommen zwei Stunden, es gibt sechs Themen: das macht dann 20 Minuten pro Thema. Hier kannst du auch einen Timer stellen, der nach der verabredeten Zeit klingelt und so signalisiert, dass ggf. über die Zeit neu verhandelt werden muss. Das ist als Richtwert zu verstehen und sollte nicht dazu führen, dass ihr wichtige Themen zu früh beendet.

4. Regeln festlegen

Sobald mehrere Menschen aufeinander treffen, brauchst du Regeln. Das können Aspekte sein, wie pünktlich sein, ausreden lassen, sich melden, wenn man etwas sagen möchte und ähnliches. Sonst wird das Treffen nicht unbedingt als erfolgreiches Meeting wahrgenommen.

Du bekommst eine höhere Akzeptanz, wenn du diese Regeln nicht selbst aufstellst, sondern gemeinsam mit der Gruppe Regeln erarbeitest. Diese kannst du in dem Meeting-Raum aufhängen oder auf ein Flipchart schreiben. So hast du stets die Gelegenheit, darauf zu verweisen, wenn sich jemand nicht daran hält. Wichtig ist, dass du dich als Moderator/Leiter auch selbst daran hältst und ein gutes Vorbild abgibst. Natürlich kannst du diese Regeln mit der Gruppe ändern, wenn ihr merkt, dass gewisse Dinge doch nicht laufen.

5. Umgang mit Störungen

Was meine ich mit Störungen? Im Vorfeld sollten Handy und Co ausgeschaltet werden und Sekretärinnen informiert werden, dass nicht gestört werden soll. Dennoch passiert es in der Realität, dass die Tür aufgeht und wichtige Entscheidungen schnell verlangt werden. Muss deswegen das gesamte Team warten? Erfolgreiche Meetings benötigen dementsprechend eine „störungsfreie Zone“.

In dieser Situation empfiehlt es sich, dass du klärst, wie das weitere Vorgehen ist. Kann weitergemacht werden mit einem Punkt, wo die Person, die gerade raus muss, nicht unbedingt dabei sein muss? Oder reißt das inhaltlich zu viel auseinander? Muss das Meeting vertagt werden?

6. Umgang mit Spannungen

Neben den Unterbrechungen können auch Spannungen zwischen den Beteiligten entstehen. Hier kommt es darauf an, wie stark diese sind. Wird die Handlungsfähigkeit dadurch beeinträchtigt, empfiehlt es sich, dass der Konflikt aus dem Weg geräumt wird, beispielsweise mit der Methode der gewaltfreien Kommunikation.

Hier kann es durchaus passieren, dass diese Konfliktlösung einige Zeit benötigt. Schau, ob alle Beteiligten bei der Streitbeilegung dabei sein müssen. Sind zwei Konfliktpartner im Streit, kann es auch sinnvoll sein, sie aus dem Meeting zu nehmen oder eine Konfliktmoderation im Nachgang anzubieten. Wie bereits erwähnt, hängt das davon ab, wie stark das Meeting davon beeinträchtigt wird und ob diese Beteiligten unbedingt für das Meeting benötigt werden. Klar ist, dein Zeitplan wird wahrscheinlich darunter leiden, wenn du dir die Zeit nimmst, um diesen Konflikt aufzulösen.

Fragen stellen macht es dir leichter, Entscheidungen zu treffen. Frag also ruhig, was die Konfliktpartner sich wünschen oder wie die gesamte Gruppe damit umgehen möchte, wenn mehr als zwei im Konflikt sind. Als Ergänzung hierzu: In der Funktion als Leiter wirst du Spannungen eher zur Seite schieben. Als Moderator eines Meetings wirst du Konflikte ansprechen und auflösen wollen.

7. Nachbereitung

Mit der Durchführung des Treffens ist es nicht getan. Im Anschluss muss das Protokoll an alle Beteiligten versendet werden, die aufgelisteten To-Dos müssen erledigt werden. Nach dem Meeting ist vor dem Meeting: Die Themen, die ihr nicht geschafft habt, müssen auf die Liste für den nächsten Termin, damit sie nicht vergessen werden.

Erfolgreiche Meetings: Fazit

Für erfolgreiche Meetings gibt es einiges zu beachten. Es gibt dazu noch einige andere Punkte, doch auf die gehe ich erst im nächsten Artikel ein. Schreib mir, was du noch für sinnvoll erachtest. Was macht dein Meeting erfolgreich?

Alles Liebe

deine Susanne