Besprechungen erfolgreich leiten als Führungskraft

Um das geht es

Wieviel greifst du ein, wenn du als Führungskraft Besprechungen erfolgreich leiten willst? Wie gehst du mit Störungen oder Konflikten um? Das ist abhängig davon, ob du das Meeting leitest oder moderierst. Doch sind dir die Unterschiede bewusst?

Moderierst du oder leitest du Besprechungen?

Im letzten Blogartikel „7 Tipps für erfolgreiche Meetings“ gab ich dir bereits Tipps, die dir helfen, deine Besprechungen wirksamer zu gestalten. Im heutigen Beitrag gehe ich darauf ein, was eigentlich die Unterschiede zwischen einem Leiter und einem Moderator sind.

Besprechungen erfolgreich leiten – Aufstellung der Regeln

Eine gute Basis für erfolgreiche Besprechungen sind Regeln, an denen sich alle Beteiligten orientieren. Wenn etwas schiefläuft, kannst du als Verantwortlicher darauf hinweisen und hast dafür auch eine Grundlage.

Der Moderator stellt diese Gruppenregeln gemeinsam mit der Gruppe auf und erreicht dadurch eine höhere Identifikation und Motivation bei den Beteiligten.

Der Leiter hingegen legt diese Regeln selbst fest.

Inhaltliche Beteiligung

Musst du, wenn du Meetings durchführst, Ahnung von all den besprochenen Themen haben? Das ist abhängig davon, in welcher Funktion du da bist.

Als Moderator beteiligst du dich nicht inhaltlich, du bleibst neutral. Dafür achtest du darauf, dass alle zu Wort kommen und keiner außen vor bleibt. Das kann, je nach Persönlichkeit, eine Herausforderung sein.

Als Leiter bist du jemand, der auch inhaltlich steuert und Input dazu gibt. Dadurch bist du weniger objektiv als es von einem Moderator erwartet wird. Also musst du als Leiter mehr Kompetenz und Fachwissen zu den einzelnen Themen mitbringen als ein Moderator.

Ziele

Im Vorfeld eines Meetings ist es sinnvoll zu schauen, was das Ziel des Ganzen sein soll. Geht es darum, dass die Beteiligten gemeinsam etwas erarbeiten? Soll eine Übersicht über die vorhandenen Meinungen entstehen? Dann ist es angebracht, dieses Treffen moderieren zu lassen. Schließlich geht es bei der Moderation um Meinungsbildungsprozesse.

Das Ergebnis steht nicht von vornherein fest. Der Moderator erarbeitet Ziele mit der Gruppe, mit denen sich die Beteiligten auch identifizieren können, weil sie sich einig sind.

Im Gegensatz dazu fokussiert der Leiter eher eine Durchsetzung seines Willens. Deswegen spielen die Meinungen der anderen Anwesenden nicht die gleiche Rolle wie, wenn das Meeting moderiert wird. Der Leiter gibt im Vorfeld die Arbeitsziele vor und lässt sie nicht von den Anwesenden absegnen. Hier werden in der Regel Informationen geteilt und Beschlüsse kundgegeben.

Umgang mit Störungen

Kommt es im Laufe des Meetings zu Spannungen oder gar Konflikten, geht der Moderator darauf ein. Konflikte haben Vorrang und werden aus der Welt geschafft, bevor man sich wieder den eigentlichen Themen widmet. In welcher Form das passiert, ist abhängig von der Schwere des Konflikts.

So ist es gut, wenn du als Moderator über die entsprechenden soft skills verfügst (Kommunikationsstärke, Kritik- und Konfliktfähigkeit, im Idealfall gewaltfreie Kommunikation zur Mediation). Auch ein Moderator hat dabei die Zeit im Blick, wird sich aber weniger stark davon leiten lassen als ein Leiter.

Leitest du die Besprechung, achtest du mehr auf die Inhalte als auf die zwischenmenschlichen Beziehungen. Du bist mehr sach- als personenorientiert und hast das Ziel fest im Blick. Konflikte finden bei dir als Leiter keine Beachtung, außer wenn sie die Handlungsfähigkeit in der Besprechung zu sehr einschränken. Du solltest also sehr zielorientiert sein und dich nicht leicht aus der Bahn werfen lassen.

Visualisierung der Ergebnisse

Besprechungen erfolgreich leiten und moderieren heißt auch, Ergebnisse zu visualisieren.

Als Moderator übernimmst du das selbst und nutzt Flipchart, Pinnwand und Co dazu, um die Zwischen- und Hauptergebnisse zu visualisieren. Du bringst also im Idealfall auch diese Kompetenz mit und kannst auch spontan zeichnen und hast eine gut lesbare Schrift. Das kannst du zum Beispiel in meinem Visualisierungsseminar lernen 😉 (siehe Linkliste).

Der Leiter hat es deutlich einfacher, denn er delegiert diesen Part und lässt jemanden das Protokoll schreiben. Der Protokollant/die Protokollantin sollte dann auch instruiert werden, wie der weitere Ablauf ist. Muss diese Person das Protokoll auch an alle verschicken? Wer braucht das Protokoll noch, weil er nicht anwesend war oder bei bestimmten Aufgaben beteiligt ist?

Überblick Unterschiede Moderator und Leiter

Moderator

– erarbeitet gemeinsam Regeln

– bleibt inhaltlich neutral

– erarbeitet gemeinsame Arbeitsziele

– klärt Störungen und Konflikte

– übernimmt Visualisierung

Leiter

-gibt Regeln vor

– beteiligt sich inhaltlich

– gibt Arbeitsziele vor

– Störungen/ Konflikte haben keinen Vorrang

delegiert Protokoll

Besprechungen erfolgreich leiten: die Realität

In der Realität ist es meistens so, dass sich beide Rollen vermischen. Bei den meisten Besprechungen gibt es Phasen, win denen der, der den Hut aufhat, mal moderiert und mal leitet. Du solltest dir jedoch im Vorfeld bewusstmachen, wann welche Rolle besser passt.

Was ist das Ziel? Für eine höhere Mitarbeitermotivation sind Moderationen eher geeignet. Leitungen von Besprechungen haben den Vorteil, dass sie oft schneller durchgeführt sind. Und machen wir uns nichts vor – gibt es kein Mitspracherecht und wurden die Entscheidungen bereits getroffen, ist ein moderiertes Treffen eine reine Farce.

Welche Rolle mit ihren entsprechenden Aufgaben eher zu dir passt, hat auch etwas mit deinem Persönlichkeitstyp zu tun. Ist deine Hauptausprägung Dominanz, wird dir die Rolle des Leiters eher liegen. Bist du eher der hauptsächlich stetige Typ, passt zu dir eher der Moderatorhut (mehr dazu in der Linkliste).

Bekommst du den Auftrag, die Verantwortung in einem Meeting zu übernehmen, kläre also bereits im Vorfeld, was das für deinen Auftraggeber bedeutet. So kannst du dir eher Gedanken darübermachen, mit welcher Rolle du in das Meeting gehst. Besprechungen erfolgreich leiten sollte dir nun leichter fallen ;).

Viel Spaß und Erfolg!

Alles Liebe

deine Susanne