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So gibst du Aufgaben smart ab und stärkst dein Team
Gastartikel für womenbiz 😉
Delegieren ist eine sehr wichtige Fähigkeit, die jede Führungskraft beherrschen sollte. Häufig jedoch wird nicht genug delegiert, da es als «Loswerden» von Aufgaben missverstanden wird. Oder es wird gar nicht erst delegiert, weil es einfach schneller geht, wenn man das als Führungskraft selbst erledigt, oder?
Smarte Delegation bedeutet jedoch, Aufgaben gezielt, klar und strategisch zu übertragen, sodass du dich als Führungskraft aufs Führen konzentrieren kannst und auch dein Team was davon hat. Doch was bedeutet smart zu delegieren nun konkret?
1. Was bedeutet smarte Delegation?
Bei der smarten Delegation geht es nicht nur um Aufgabenverteilung. Sie bedeutet, dass die richtigen Aufgaben an die richtigen Personen mit den passenden Kompetenzen übertragen werden. Dabei werden die Erwartungen aller Beteiligten und das entsprechende Maß an Unterstützung geklärt. Ein Beispiel macht es deutlicher.
Ein Beispiel:
Lisa ist Abteilungsleiterin im Marketing. Bisher hat sie alle Präsentationen für die Geschäftsführung selbst erstellt. Das lag daran, dass sie hohe Ansprüche hat und nach Perfektion strebt.
Mittlerweile merkt sie, dass ihr dadurch wertvolle Zeit für andere wichtige Themen fehlt. Deswegen bleibt sie länger und macht kaum noch Pausen. Nachdem ihr eine gute Freundin ins Gewissen geredet hat, entschliesst sie sich, das nun Schritt für Schritt zu ändern.
Sie überträgt ihrem Mitarbeiter Tom die Erstellung der nächsten Präsentation. Dabei achtet sie darauf, dass sie
- Erwartungen abklärt
- eine klare Struktur gibt
- die wichtigsten Inhalte nennt
- Zwischentermine für Feedback ausmacht
Am Ende freut sie sich, dass sie diesen Schritt gegangen ist, denn Tom fühlt sich ernst genommen und bringt eigene kreative Ideen ein, die die Präsentation sogar verbessern.
2. Prinzipien der smarten Delegation
Was sind nun die Prinzipien, wenn man smart delegieren will? Das Prinzip SMART kennst du vielleicht schon von Zielformulierungen. Dabei stehen die einzelnen Buchstaben für bestimmte Aspekte, die notwendig sind, damit am Ende auch ein gut umsetzbares Ziel entsteht.
S – Spezifisch
M – Messbar
A – Attraktiv
R – Realistisch
T – Terminiert
Beim Delegieren verfolgst du als Führungskraft ja auch Ziele – so macht es durchaus Sinn, diese Prinzipien hier ebenfalls anzuwenden.
S – Spezifisch
Denke bei den Aufgaben gern an die Sesamstrasse. 😉 «Wer, wie, was, wieso, weshalb, warum? Wer nicht fragt, bleibt dumm! »
Frage dich also bei der Übertragung von Aufgaben auch gern:
Welche Rahmenbedingungen sind entscheidend für den Erfolg?
Welche Aufgaben können abgegeben werden?
Wer passt am besten?
Warum ist diese Aufgabe wichtig und warum wähle ich diese Person dafür aus?
Was muss der Mitarbeitende alles genau wissen, um die Aufgabe so gut wie möglich umsetzen zu können?
Welche Erwartungen haben wir beide?
Welche Rahmenbedingungen sind entscheidend für den Erfolg?
Wo ist der Rest?
Das war nur der erste Teil zum Thema smarte Delegation. Hier geht es zum ganzen Artikel bei womenbiz
Alles Liebe
deine Susanne
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