Schriftliche Kommunikation: 9 einfache Tipps

Um das geht es

ein Gastartikel von Jane von Klee

“Man kann nicht nicht kommunizieren”: Mit dieser Aussage schuf Paul Watzlawick einen der bekanntesten und grundlegendsten Sätze der Kommunikationswissenschaft. Denn alles ist Kommunikation: Was Sie sagen, natürlich, aber auch Ihre Körperhaltung, Gestik und Mimik. Das Lächeln, wenn Sie morgens das Büro betreten, ihr Tonfall, wenn Sie einen Witz machen, das Schwitzen vor einer wichtigen Präsentation.

Aus all diesen Teilinformationen setzt Ihr Gegenüber zusammen, welche Botschaft er von Ihnen empfängt und wie sie zu interpretieren ist.

Ist das “Na, machen Sie auch schon Feierabend?” vorwurfsvoll gemeint oder Small Talk? Ist “Der Geschirrspüler ist voll” eine Feststellung, ein Appell, das Gerät einzuschalten oder gar ein Vorwurf auf persönlicher Ebene à la: “Nie stellen Sie den Geschirrspüler an, Sie Schmutzfink!”?

Heute findet ein großer Teil der Kommunikation online statt, oft per E-Mail oder Messengern wie Slack. Das kann Ihr gesamtes Team vor Herausforderungen stellen, denn ein Teil der Kommunikationsebenen fällt schriftlich weg. Ihr Gegenüber sieht weder Ihre Mimik und Gestik, noch kann er den Tonfall hören.

Wie Sie dennoch erfolgreich schriftlich kommunizieren können und Missverständnisse vermeiden, das erklärt Text-Mentorin Jane von Klee in diesem Gastartikel.

Die größten Vor- und Nachteile digitaler Kommunikation

Digitale Kommunikation bedeutet, dass Sie im Team Updates, Feedback und andere Nachrichten online austauschen. Das kann durch verschiedene technische Tools erfolgen – von der E-Mail bis zur Videokonferenz –, umfasst aber im Alltag besonders oft und frequent die schriftliche Kommunikation.

Die Vorteile schriftlicher Kommunikation

Schnelligkeit: Statt erst einen Termin zu vereinbaren, können Sie Anmerkungen, Ideen und Bitten einfach spontan zustellen.
Flexibilität: Seit der Corona-Pandemie arbeiten viele Teams ganz oder teilweise remote. Das macht es schwer, einen Mitarbeiter schnell an der Kaffeemaschine abzufangen oder eine Mitarbeiterin in Ihr Büro zu beordern. Dank digitaler Kommunikation sind Sie unabhängig von Zeit und Ort Ihres Gegenübers und können sich auch dann noch austauschen, wenn einer von Ihnen am anderen Ende der Welt sitzt.
Effizienz: Mit einer E-Mail können Sie nicht nur eine einzelne Person erreichen, sondern das komplette Team auf einmal. So bekommen alle gleichzeitig dieselben Informationen – und sind auch dann nicht außen vor, wenn sie zum Beispiel gerade krank oder im Urlaub sind.
Präzision: Wenn Sie schreiben, können Sie Ihre Worte genau abwägen, streichen und umformulieren, bei Bedarf eine zweite Person gegenlesen lassen, kurz: Sie können Ihre Nachrichten exakt planen und zurechtfeilen.

Dokumentation: Egal, was Sie wann mit wem besprechen: Schriftlich ist der Austausch meist automatisch dokumentiert. Das schafft Transparenz und ist später auch gut als Referenz nutzbar.

Die Nachteile schriftlicher Kommunikation

Keine nonverbale Kommunikation: Schriftlich kann Ihr Gegenüber Zeichen wie Gesichtsausdruck und Tonfall nicht deuten. Der Fokus liegt dadurch automatisch stärker auf den Inhalten des Textes.
Großer Interpretationsspielraum: Durch die fehlenden nonverbalen Signale wird in Schulz von Thuns Vier-Ohren-Modell vor allem die Beziehungsebene beeinträchtigt. Besonders, wenn die Beziehung bereits angespannt, von Misstrauen, Angst oder Ewartungsdruck geprägt ist, kann das zu Fehlinterpretationen führen und eine eigentlich neutral gemeinte Nachricht schnell wie einen Angriff wirken lassen.
Entkontextualisierung: Die Kommunikation findet eventuell zeitversetzt statt. Dadurch können die Beteiligten sich in völlig unterschiedlichen Stimmungen und Situationen befinden. Beispiel: Sie liegen krank im Bett. Ihr Mitarbeiter weiß das nicht und schickt Ihnen einen dringenden Problembericht aufs Handy. Oder: Sie schreiben heute eine wütende E-Mail, bekommen aber erst zwei Tage später eine Antwort – und haben sich bis dahin schon lange wieder beruhigt, während Ihr Gegenüber sich gerade angegriffen fühlt.

Missverständnisse wahrscheinlicher: Aufgrund all der eben aufgezählten Punkte ist schriftliche Kommunikation deutlich anfälliger dafür, aneinander vorbei zu reden. Und wenn es einmal Missverständnisse gibt, dauert es meist länger, bis sie bemerkt werden und sind schwieriger auszuräumen.

9 Tipps für erfolgreiche schriftliche Kommunikation

Die Nachteile schriftlicher Kommunikation sind nicht von der Hand zu weisen. Bedeutet das nun aber, dass sie von Anfang an zum Scheitern verurteilt ist und wir alle lieber täglich in persönlichen Meetings sitzen sollten?
Mitnichten, denn es gibt viele Strategien und Tricks, mit denen Sie Ihre Botschaft auch schriftlich klar und deutlich vermitteln, in Beziehung zu Ihrem Gegenüber gehen und die Kommunikation so gleichzeitig effizient und wertschätzend gestalten können.

1. Halten Sie Ihre Sätze kurz und präzise

Als Faustregel gilt: Eine Information pro Satz. Das macht es leichter, den Kern der Botschaft zu verstehen und lässt weniger Raum für Missverständnisse als ein dreifach verschachtelter Theodor-Fontane-Gedenksatz. 😉
Vermeiden Sie in dem Zusammenhang auch leere Floskeln. Sie blähen einen Text nur unnötig auf und verwässern den Inhalt.

2. Formatieren Sie Ihren Text

Das ist besonders bei längeren Nachrichten wichtig: Nutzen Sie Zwischenüberschriften, Fettungen oder Aufzählungspunkte, um Ihre Inhalte zu strukturieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht auch wirklich aufmerksam gelesen wird (Niemand mag Textwüsten!) und erleichtern es dem Empfänger, wesentliche Kernpunkte zu identifizieren.

3. Verzichten Sie auf Ironie

Wenn jemand Sie sehr gut kennt, weiß er oder sie vielleicht, wann Sie eine Aussage ernst meinen und wann nicht. Generell sind Ironie und Sarkasmus online aber kaum klar zu identifizieren. Versuchen Sie deshalb, darauf zu verzichten.

4. Schreiben Sie lautsprachlich

Achten Sie mal darauf: Wenn wir miteinander sprechen, geben wir oft Geräusche von uns. “Hmmmm …” zum Beispiel, wenn wir nachdenken, “Puuuh”, wenn wir erschöpft sind oder nicht weiter wissen oder “Mh-hm”, wenn wir signalisieren wollen, dass wir zuhören und verstanden haben, was unser Gegenüber sagt.
Diese spontanen Lautäußerungen können Sie auch in Ihren Texten nutzen, um Kontext zu geben.

5. Nutzen Sie Emojis

Emojis gelten – gerade im Konzernkontext – oft immer noch als kindisch und unprofessionell. 🕴️❌ Und in der Tat ist es ein schmaler Grat 💃🌉: Wenn ich hier nach jedem Halbsatz drei Smileys 😁😵‍🤪 verwende, macht das den Text unübersichtlich und hat ein bisschen was von Rummelplatz. 🎪🤹🎆

In Maßen und mit Bedacht eingesetzt, können Emojis die schriftliche Kommunikation aber enorm erleichtern und Missverständnissen vorbeugen.

Warum?

Weil die kleinen Bildlichen ein Stück weit die fehlenden nonverbalen Signale ausgleichen.

Beispiel: Der Satz

“Wie stellen Sie sich das vor?”

könnte potenziell als Ablehnung oder Angriff gelesen werden. Ein einziges Emoji entschärft den Ton sofort:

“Wie stellen Sie sich das vor? 🙂”

6. Lassen Sie Ihren Text liegen

Vor allem bei emotional aufgeheizten Themen ist ein Text wie guter Käse: Er braucht Zeit zum Reifen. Mit ein paar Stunden oder sogar einer ganzen Nacht Abstand haben Sie einen frischen Blick und können Ihrem Text den letzten Feinschliff geben.

Alternativ können Sie eine Vertrauensperson bitten, Ihren Text einmal gegenzulesen.

7. Atmen Sie durch

Sie haben die Schnauze gestrichen voll? Sind richtig genervt oder wütend?

Dann schreiben Sie Ihre Nachricht besser erst am nächsten Tag. Ärgerliche E-Mails schaukeln sich schnell zu ausgewachsenen Streits hoch oder können die Gefühle Ihres Gegenübers verletzen – und das wiederum führt oft zu einer dauerhaft angespannten Beziehung.
Das bedeutet natürlich nicht, dass schriftlich keine Kritik erlaubt ist – nur konstruktiv und sachlich sollte sie sein.

8. Missverständnisse? Vereinbaren Sie ein Treffen!

Sie haben den Verdacht, dass trotz aller Sorgfalt ein Missverständnis in der Luft liegt? Dann ist es in der Regel am effektivsten, um ein persönliches Gespräch oder zumindest ein Telefonat zu bitten. Viele Missverständnisse lassen sich von Angesicht zu Angesicht schnell klären.

9. Nehmen Sie sich Zeit

Ich weiß, als Führungskraft haben Sie jede Menge zu tun. Oft jagt eine Deadline die nächste und Ihre To-do-Liste reicht von Ihrem Schreibtisch im fünften Stock bis hinunter zum Empfang. Es ist absolut verständlich, Nachrichten dann auch mal nur mit einem “Ok” oder überhaupt nicht zu beantworten.

Trotzdem gilt: Nehmen Sie sich die Zeit, kurz über Ihre Nachricht nachzudenken und wie sie auf Ihr Gegenüber wirken könnte. “Ok” kann neutral gemeint sein – vielleicht aber auch genervt oder passiv aggressiv? Schon mit einfachen Mitteln wie einem Emoji können Sie die emotionale Ebene klären: “Ok. 🙂”

Fazit: Achtsames Reflektieren ist Trumpf für die erfolgreiche schriftliche Kommunikation

Vielleicht haben Sie beim Lesen meiner Tipps schon eine Tendenz bemerkt: Im Kern geht es eigentlich immer darum, E-Mails, Slack- und WhatsApp-Nachrichten mit Bedacht zu schreiben. Nehmen Sie sich vor dem Schreiben einen Moment Zeit, um zu überlegen:

Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrem Text?
Welche Informationen müssen enthalten sein, um dieses Ziel zu erreichen?
Wie fühlen Sie sich gerade und
in welcher Situation ist der Empfänger?

Das mag im ersten Moment ein bisschen mehr Aufwand sein, als einfach schnell drauflos zu tippen – aber dafür schaffen Sie eine Atmosphäre, in der sich alle wohl und sicher fühlen und ihre volle Energie in die Arbeit stecken können, statt Nachrichten zu interpretieren oder Missverständnisse aufzudröseln.

Über Jane von Klee

Jane von Klee brennt für Texte, die Wirkung zeigen. Als SEO- und Text-Mentorin unterstützt sie Selbstständige und Unternehmen dabei, schreibend online sichtbar zu werden, Verbindungen und Vertrauen zu den Leser:innen aufzubauen und leichter zu verkaufen.

Website: https://janevonklee.de

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