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Umgang mit schwierigen Mitarbeitern: Tipps und Tricks für konstruktive Gespräche

Stell dir vor, du betrittst das Büro an einem ganz gewöhnlichen Montagmorgen, bereit, dich den Herausforderungen des Arbeitstages zu stellen. Doch kaum setzt du dich an deinen Schreibtisch, fällt dir auf, dass sich eine unangenehme Spannung in der Luft breitmacht.
Dein Blick wandert zu dem Schreibtisch deines schwierigen Mitarbeiters, dessen negative Energie den Raum erfüllt. Du seufzt innerlich, denn du weißt, dass dieser Tag wieder von Reibereien und Konflikten geprägt sein wird.
Solche Situationen sind keine Seltenheit im Berufsalltag. Wir alle haben schon einmal mit schwierigen Mitarbeitern oder Kollegen zu tun gehabt – sei es der ständig kritische Teamleiter, die passiv-aggressive Mitarbeiterin oder diejenige Person, die immer den Raum mit ihrer negativen Stimmung einnimmt.
Wie dein Umgang mit schwierigen Mitarbeitern konstruktiv und erfolgreich sein kann, zeige ich dir in diesem Artikel mit wertvollen Tipps und Tricks. Damit du auch mit den schwierigsten Mitarbeitern eine harmonischere und produktivere Zusammenarbeit aufbauen kannst.
Was macht für dich schwierige Mitarbeiter aus?
Was wir Menschen als „schwierig“ empfinden, kann von Person zu Person stark variieren. Oft sind nicht diese Menschen schwierig, sondern wir empfinden sie so, da wir nicht genau wissen, wie wir mit ihnen umgehen sollen.
Es kann auch sein, dass dich das Verhalten an andere Menschen aus deinem Umfeld erinnert, mit denen du regelmäßig Schwierigkeiten hast.

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Du kannst auch die Mitarbeitenden als schwierig empfinden, da sie sich so verhalten, wie du es nicht tust, obwohl du das manchmal auch solltest. Also: Da sagt jemand oft nein und du wünschst dir eigentlich, du hättest auch den Mut, öfter nein zu sagen…
Reflektiere also, warum du den anderen als kompliziert betrachtest.
Typen schwieriger Mitarbeiter
Als „schwierig“ oder „anstrengend“ empfinden die meisten von uns aggressive, passiv-aggressive oder auch ständig negative Mitarbeiter. Hier kommt eine Übersicht verschiedener Aspekte, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit hat.

Passiv-aggressive Mitarbeiter
Passiv-aggressive Menschen vermeiden in der Regel direkte Konfrontationen. Sie drücken ihre Meinungen, Frustrationen oder Unzufriedenheit indirekt aus, zum Beispiel durch Sarkasmus, subtile Andeutungen oder Doppeldeutigkeiten.
Auch zeigen sie ihren Widerstand oder Unwillen, Anweisungen zu befolgen, auf subtile Weise. Das sind dann oft Verzögerungen, unvollständige Arbeit oder absichtliche Ineffizienz.
Negative Einstellung
Wenn jemand ständig negativ drauf ist und viel jammert, kann das auch sehr nervig sein. Eine grundsätzlich negative Einstellung gegenüber der Arbeit, den Kollegen oder dem Unternehmen, zieht auch die anderen mit runter und wirkt sich auf das Team und die Arbeitsatmosphäre aus. Der konstruktive Umgang mit schwierigen Mitarbeitern dieser Art hat also einen extrem großen Effekt auf das ganze Team!
Ein schwieriger Mitarbeiter mit einer ständig negativen Haltung sieht die Probleme und Hindernisse. Nach Lösungen schaut er nicht.
Das kenne ich allerdings nicht nur bei Mitarbeitern. Es gibt auch durchaus Führungskräfte, die eher problem- als lösungsorientiert sind…
Konstante Kritik
Die ständige Kritik kann auch mit der negativen Einstellung zusammenhängen, muss es aber nicht. Oft empfinden wir Menschen als schwierig, wenn sie häufig Fehler oder Mängel in den Ideen und Beiträgen anderer finden und dies nicht wertschätzend und konstruktiv ansprechen.
Diese schwierigen Mitarbeitenden äußern öfter als andere Kritik und nehmen dabei selten eine unterstützende oder positive Haltung ein.
Mangelnde Teamfähigkeit
Mitarbeiter mit mangelnder Teamfähigkeit zeigen oft wenig Interesse an der Zusammenarbeit mit anderen und bevorzugen es, in ihrem eigenen Bereich zu arbeiten. Typische Sätze dieser Menschen sind zum Beispiel: „Das ist nicht meine Aufgabe.“ oder auch „Das steht nicht in meiner Stellenbeschreibung.“
Im Gegensatz zu anderen, bleiben sie deswegen nicht länger oder kommen früher, wenn viel zu tun ist und andere Unterstützung brauchen.
Mitarbeiter mit mangelnder Teamfähigkeit scheinen nicht bereit zu sein, Aufgaben zu übernehmen oder Verantwortung innerhalb des Teams zu übernehmen.
Unzuverlässigkeit
Beim Umgang mit schwierigen Mitarbeitern gibt es da noch die Unzuverlässigen. Ein schwieriger unzuverlässiger Mitarbeiter ist häufig unpünktlich, macht zu lange Pausen, versäumt Termine oder hält Zusagen nicht ein.
Dies kann zu Frustration und zusätzlicher Belastung für das Team führen. Besonders, wenn die Führungskraft nichts dagegen tut. So entsteht oft ein Eindruck von Ungerechtigkeit, da ja die anderen pünktlich sind.
Ich kenne kaum ein Team, in dem nicht eine Person regelmäßig zu spät kommt. Auch höre ich es immer wieder, dass wichtige Informationen nicht weitergeleitet werden.
Der bewusste Umgang mit schwierigen Mitarbeitern dieser Art hat also auch einen Effekt auf das ganze Team. Denn das erwartet, dass die Führungskraft Ungerechtigkeiten klärt und vermeidet.
Mangelnde Kommunikation
Wenn Mitarbeiter dazu neigen, Informationen zurückzuhalten oder nicht ausreichend zu kommunizieren, empfinden Menschen das auch als schwieriges Verhalten.
Schließlich sind alle in einem Team voneinander abhängig und darauf angewiesen, dass wichtige Informationen weitergegeben werden. Passiert das nicht, kann es zu Missverständnissen und einer erschwerten Zusammenarbeit führen.
Es kann aber auch darum gehen, dass Mitarbeitende nicht das Gespräch suchen, wenn ihnen etwas auf dem Herzen liegt. Spricht man sie darauf an, da man denkt, es besteht Redebedarf, sagen sie, es wäre alles okay.
Das hatte ich erst kürzlich in einem Seminar. Alles sieht von außen so aus, als wenn es etwas zu klären gibt, doch die Mitarbeiterin will nicht reden.

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Fehlende Selbstreflexion
Schwierige Mitarbeiter zeigen oft wenig Bereitschaft, ihr eigenes Verhalten zu reflektieren oder Verantwortung für ihre Handlungen zu übernehmen. Sie neigen dazu, andere für Probleme oder Konflikte verantwortlich zu machen, anstatt nach Lösungen zu suchen.
So denken sie, andere wären für ihre eigene Unzufriedenheit verantwortlich und ändern deswegen nichts an ihrer Einstellung oder an ihrem Verhalten.
Vor vielen Jahren hatte ich eine Stellvertretung, die nicht erkannte, dass sich unsere Mitarbeiter durch ihr Verhalten gemobbt fühlten. Sie war der Meinung, sie hätte nichts gemacht und dass die anderen sie mobben wollen. Hier fehlte auch noch die Empathie für andere.
Geringe Flexibilität
Für Führungskräfte ist es auch oft eine Herausforderung, wenn Mitarbeiter unflexibel sind. Ein typischer Satz ist „Das haben wir schon immer so gemacht!“.
Diese als schwierig empfundenen Mitarbeiter sind oft wenig bereit, sich an neue Situationen oder Veränderungen anzupassen. Sie sind widerstandsfähig gegenüber Veränderungen und halten hartnäckig an etablierten Methoden oder Routinen fest. Damit bringen sie auch oft andere zur Weißglut.
Das kenne ich besonders aus Teams, in denen Alteingesessene und Berufseinsteiger aufeinandertreffen. So bin ich in Berlin schon seit vielen Jahren bei einem Kitaverbund und gebe dort Trainings zu gewaltfreier Kommunikation. Hier fehlt leider auch oft das gegenseitige Verständnis, an dem wir dann gemeinsam arbeiten.
Tipps für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern
Für den Umgang mit passiv-aggressiven oder anderen für dich schwierigen Mitmenschen habe ich dir hier einige Tipps zusammengestellt. Dabei habe ich keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Viel greife ich dabei auf die Haltung der gewaltfreien Kommunikation (GFK) zurück.
Dabei gehe ich nicht bei jedem einzelnen Schritt der gewaltfreien Kommunikation bis in die Tiefe- ich habe zu den einzelnen Schritten und der Grundhaltung diverse Artikel geschrieben (siehe Linkliste).
Selbstreflexion und emotionale Selbstregulierung
Um erfolgreich mit schwierigen Mitarbeitern oder Kollegen zu kommunizieren, ist es wichtig, achtsam gegenüber deinen eigenen Gefühlen und Reaktionen zu sein.
Für einen reflektierten Umgang mit schwierigen Mitarbeitern schaue zunächst auf die Anzeichen, die dir zeigen, dass du dich ärgerst und beruhige dich dann- zum Beispiel über Atemtechniken.
Mache dir eine Liste mit Dingen, die dir helfen, deine emotionale Balance aufrechtzuerhalten -beispielsweise regelmäßige Pausen, Entspannungstechniken oder das Teilen deiner Erfahrungen mit vertrauenswürdigen Kollegen oder einem Coach.
Fokus auf Fakten
Beim Umgang mit schwierigen Mitarbeitern, solltest du zwischen Beobachtungen und Interpretationen unterscheiden, um Missverständnisse zu vermeiden. Fokussiere dich dabei auf konkrete Beobachtungen und nicht auf Unterstellungen.
Das trägt auch dazu bei, dass du dich weniger ärgerst und mehr Abstand von der Situation mit dem schwierigen Mitarbeiter bekommst.
Ein Beispiel:
„Der Mitarbeiter ist passiv-aggressiv.“
Das ist eine Bewertung und eine Unterstellung.
Der Mitarbeiter sagt, dass die anderen Kollegen an allem Schuld hätten.
Wenn der Mitarbeiter das genau so gesagt hat, ist das eine Beobachtung.
Wenn Menschen aus deinem Team zu dir kommen und sich beschweren über schwierige Kollegen, frage nach, was diese Person gemacht hat, das als schwierig empfunden wird. Fokussiere dich dann auch hier wieder auf die Fakten.
Bedürfnisse und Gefühle
Für einen empathischen Umgang mit schwierigen Mitarbeitern frage zuerst nach den Gefühlen und Bedürfnissen des anderen. Jemand, der zum Beispiel schwer mit Veränderungen umgehen kann, ist oft unsicher und ängstlich.
Teile anschließend deine eigenen Bedürfnisse und Gefühle mit deinen schwierigen Mitarbeitern, wenn immer es sich für dich richtig anfühlt.
Ich denke hier auch an Beispiele, bei denen der Mitarbeiter häufig zu spät kommt, zu lange Pausen macht oder diese zusätzlichen Pausen nicht aufschreibt. Du kannst also zum Beispiel sagen, dass du verärgert bist, weil du dir mehr Offenheit oder Zuverlässigkeit wünschst.
Indem du offen und ehrlich über deine eigenen Erfahrungen sprichst, schaffst du Raum für Verständnis und Empathie.

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Bitten formulieren
Mit der bedürfnisorientierten Einstellung bist du an einer gemeinsamen Lösung interessiert und stellst eher Bitten als zu fordern.
Natürlich kannst du auch im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern Forderungen aufstellen.
Die Frage ist immer, was dir das bringt. Für mich macht es immer mehr Sinn, Bitten zu formulieren. Diese können auch so lauten:
Bitte lass uns gemeinsam nach einer Lösung suchen.
Bitte sag mir, woran es liegt, dass…
Magst du mir sagen, wie es dazu kam, dass…
Sicherlich gibt es auch Situationen, in denen du als Führungskraft fordern musst. Doch sollte das dein erster Impuls sein, warte kurz und überlege, ob es auch anders geht 😊.
Aktives Zuhören und Empathie zeigen
Nimm dir Zeit im Umgang mit schwierigen Mitarbeitern. Höre zu und versuche, sie wirklich zu verstehen. Zeige Empathie und versuche, ihre Sichtweise nachzuvollziehen.
Denke nicht, sie sind absichtlich „schwierig“ oder, dass sie dich provozieren wollen. Hinter ihrem Verhalten steckt oft etwas, worüber du dir noch keine Gedanken gemacht hast.
Lösungsorientierte Kommunikation
Jeder Mensch erfüllt sich mit seinem Verhalten seine Bedürfnisse. Unser Handeln ist also positiv motiviert, auch wenn wir bei der Umsetzung nicht immer an die anderen denken und so eben dann auch als „schwierig“ empfunden werden können.
Statt sich auf Probleme zu konzentrieren, fokussiere dich auf also auf die Bedürfnisse der Beteiligten und schaue so bedürfnisorientiert auf Lösungen.
Gemeinsam könnt ihr nach Wegen suchen, um die Zusammenarbeit zu verbessern und Konflikte zu lösen. Dazu schaut ihr euch im Gespräch an, welche Bedürfnisse sich die Person mit ihrem Verhalten erfüllen will. Was sind Alternativen zu diesem Verhalten?
Das schaffst du aber nur, wenn du offen bleibst für das Gespräch und nicht für das schwierige Verhalten bestrafen willst.
Grenzen setzen
Es ist wichtig, deine eigenen Grenzen zu kennen und diese deutlich zu kommunizieren. Definiere und kommuniziere klar deine persönlichen und beruflichen Grenzen gegenüber schwierigen Mitarbeitern.
Dies kann beispielsweise den Umgang mit verletzenden Bemerkungen, respektlosem Verhalten oder unangemessenen Forderungen betreffen. Sei konsequent und lasse nicht zu, dass diese Grenzen überschritten werden.
Unterstützung suchen
Falls du Schwierigkeiten hast, mit einem bestimmten Mitarbeiter umzugehen, zögere nicht, Unterstützung von Vorgesetzten, HR oder Kollegen zu suchen. Sie können Ratschläge geben oder bei der Konfliktlösung helfen, da sie mehr Abstand haben und von außen eine andere Sicht auf die Gesamtsituation haben.
Fazit zum Umgang mit schwierigen Mitarbeitern
Du siehst also, es gibt ganz viele verschiedene Typen von schwierigen Mitarbeitern. Nicht bei jedem Fall wirst du eine Lösung finden. Doch es ist wichtig, immer wieder Abstand zu nehmen, zu reflektieren und Gespräche zu suchen.
Nur so findest du heraus, was hinter dem Verhalten steckt und wie ihr das Problem gemeinsam lösen könnt. Nutze Konflikte also als Chance zur Weiterentwicklung und suche nach kreativen Lösungsansätzen.
Denk dran: An deiner Führung zu arbeiten kann etwas dauern. Leichter ist das oft mit Unterstützung von außen. Kontaktiere mich einfach und ich helfe dir gern dabei. Über den Link kannst du dir auch direkt ein unverbindliches Kennenlernen buchen. Ich freue mich auf dich!
Alles Liebe
deine Susanne
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